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タイムマネジメントの17個のコツ!時間に追われないために必要なこと!

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今回はタイムマネジメントについて、概要の説明や、具体的な方法を詳細に解説していきます。「タイムマネジメントとは何か?」と疑問に思っている方や、タイムマネジメントのコツを知りたい方は、ぜひ参考にして頂ければ幸いです!

以下、目次となります。

目次

 

タイムマネジメントとは何か?

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まず、大きく勘違いしている方がいますが、タイムマネジメントとは、「時間を管理する」ことではありません。

なぜなら、時間は1日24時間という区切りがある、有限な資源であり、時間そのものを遅らせたり、止めたりすることはできないからです。

そのため、限られた24時間という枠の中で、 自身でいかにムダを省き「出来事をコントロールする」かが重要となります。

社会人の一日は「仕事」、「睡眠」、「自己研鑽」、「余暇」など様々な要素から成り立ちますが、睡眠が疎かになり、健康管理を怠れば、集中力をもって「仕事」に 望むことができなくなるなど、個々の要素は密接に関わっています。

それらのバランスをうまくとり、集中力を高め、時間内での生産性を 最大化することが、タイムマネジメントの大きな目的の一つとなります。

時間ではなく、出来事をコントロールするのがタイムマネジメントなのです。

 

タイムマネジメントの基本的な11個のコツ!

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本項では、タイムマネジメントの具体的な考え方や、基礎的な方法について詳細に説明していきます。

タイムマネジメント初心者の方は、ぜひ参考にして、取り組めるものから、実施してみましょう!

①:残業ありきで仕事の計画を立てない

過度な残業によって、就寝時間や余暇の時間が削られると、質の高い仕事を行うことは難しくなります。

そのため、タイムマネジメントを行う際は、残業ありきでの計画は立てないように心がけてください。

限られた時間の中で仕事を完了できるようにプラン建てを行い、心身の回復に必要な時間を必ず確保するようにしましょう。

業務量の関係でどうしても定時に上がることが難しい場合は、例えば「19時退社」など、時間を区切って設定し、既定の時刻になった際は、たとえ仕事が残っていたとしても、退社を徹底しましょう。

残業しすぎると、集中力をもって仕事に挑むことも難しくなります。

②:睡眠を軸に一日の時間の使い方を構築する

十分な睡眠をとることは、タイムマネジメントを実施する上で、非常に重要な土台になります。最低でも1日6時間は確保し、可能であれば、7.5時間は就寝時間に充てましょう!

特に23時~2時は、心身が回復する重要な時間帯のため、可能な限りベッドに入るよう心がけてください。

生活リズムが夜型になっている方は、特に注意が必要で、早寝早起きの習慣を徹底し、身体を朝方へと戻していきましょう。

睡眠を軸に一日の時間の使い方を構築してください。

③:時間を組み合わせて圧縮する 

通勤時間に、資格の勉強をしたり、入浴中に英会話の発音を行うなど、今まで別々で行っていた活動を組み合わせて、時間を圧縮してみましょう。

特に通勤時間が長い方は、それを有効活用することで、大幅に時間を圧縮でき、タイムマネジメントをしやすくなるはずです。

また、趣味でジョギングをしている方は、その最中に音声にて勉強を行うなど、余暇の時間でも工夫次第で自己研鑽の時間と合わせることができます。

自身の一日の時間の使い方を見直し、組み合わせられるところは、積極的に実施してみてください!

④:だらだら過ごしている時間を減らす 

基本的なところではありますが、だらだらと浪費している時間を断捨離しましょう。

余暇の時間を持つことは、健康管理の上でも重要ですが、ただ、目的もなくテレビを見ていたり、明らかに冗長な怠けた時間は、タイムマネジメントを組むうえで大きな妨げになります。

自身を律して、有効活用できる時間を増やすためにも、このようなだらけた時間を見直し、学習などの自己投資や、健康管理に充てるようにしてください!

⑤:時間について15・45・90分を目安として区切る

人間の集中力は長くは持続しません。そのため、最適な制限時間を設け、適度に休憩をはさむことにより、高い集中力を維持しつつ、効率的に作業を行うことができます。

制限時間としては、15分、45分、90分が目安となり、作業内容によって区切る時間をマネジメントしてみましょう。

時間の測り方は、タイマーを使用した場合は焦りに繋がってしまうため、可能な限りストップウォッチにて管理してください。

スマホのストップウォッチ機能があるアプリを活用してみてください!

⑥:会議や打ち合わせを入れ強制的に区切る 

時間を区切ることが難しいと感じる方は、後続に会議や打ち合わせなどの予定を入れ
強制的に作業を終了することも、タイムマネジメントの観点から有効です。

もし、あまり会議などがない職種の方であれば、業後に友人とのプライベートの予定を入れるなど、工夫してみましょう。

参加しなければいけない予定を作ることで、タイムリミットが確定するため、それに合わせて、自然と時間を組み立てられるようになります。

⑦:午前中に知的労働を行い午後にルーチンワークを行う 

業務中の集中力は朝をピークとして、時間が経つにつれて、だんだんと曲線的に低下していきます。

そのため、午前中に頭を使うナレッジワークを行い、午後に頭を使わないルーチンワークを実施するほうが、効率的であり、タイムマネジメントの理にもかなっています。

集中でき、処理能力が高い時間帯に一気に作業を進め、単調な作業は後でまとめて行うことで、仕事量の最大化を図ることができ、時間短縮にもつながるため、ぜひ意識的に実践してみましょう! 

これは私自身も気を付けて実践していることです! 

⑧:優先順位をつけて仕事に取り掛かる 

時間内にこなせる業務量には必ず限りがあります。そのため、作業を始める前に「正しい優先順位付け」を行うことが何より肝要です。以下のように、重要度と緊急度に応じて、自身の業務を4つに分類してみましょう。

  • (消費)重要度が高く、緊急度も高い
  • (投資)重要度は高いが、緊急度は低い
  • (浪費)重要度は低いが、緊急度は高い
  • (空費)重要度は低く、緊急度も低い

④の空費の場合は、重要度が低く緊急度も低いため、やらない仕事となります。この
枠内にはいる業務であれば、思い切って断捨離してみましょう。

③の浪費の場合は、重要度が低いため、できるだけ後回しにしてみてください。上記を行わないことで出来た、空いた時間に対して、①の消費と,②の投資を実施します。

それにより、今日すべきことや自身がしなければいけないことに集中することができ、
時間内で必要な作業を完遂できるようになるはずです。 

⑨:目的を把握してから取り掛かるようにする 

仕事を「与えられた業務をただ完遂すること」だと勘違いしている方がいますが、その認識は大きな誤りです。

仕事とは、そもそも相手の期待(目的)から生まれるものであり、業務はそれを達成する一つの手段でしかありません。

そのため、しっかりと目的を把握した状態で業務に臨まなければ、期待されたアウトプットを提示することはできず、時間の無駄が発生します。

このような状態を避けるため、スタートの段階で、ゴールを明確にする癖をつけてみてください。

目的を明確にすることで、必要最小限の労力で、相手の望む成果を出せるようなります。

⑩:早めに全体像を作成するようにする 

全体のスケジュールの2割程度の段階で、まずはおおよその全体像を作成し、関係者に確認する癖をつけましょう。

初期段階で方向性を確認することにより、致命的なミスの発生を防ぐことができ、安心して、細部の作りこみができるようになります。

これにより、無駄な資料作成などのタイムロスをなくすことができ、仕事のタイムマネジメントもしやすくなります。

また、適宜小さな軌道修正をしつつ細部を変更できるため、高品質なアウトプットが期待できる点も魅力です。 

⑪:必要に応じて周囲と協力する 

一人でできることには限界があり、また人間であれば、誰しも得手、不得手があります。そのため、あらゆることに対して一人で取り組むのではなく、必要に応じて、周囲とうまく連携することもタイムマネジメントの観点から必須です。

周りとうまく協働するためにも、日ごろから信頼関係を構築することは重要であり、常に謙虚さや素直さをもって、他者とコミュニケーションをとるように心がけましょう。

他者と接することに苦手意識がある方も、「約束の時間をきっちり守る」、「報連相を必ず行う」、「レスポンスを早くする」などの方法で信頼を得ることは可能です。

仕事は一人で行うものではありません。マナーを守って良質な人間関係を築けば、それは必ずあなたを支えてくれるでしょう。

 

ムダを減らしてタイムマネジメントを行う6個のコツ!

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本項では、ムダを減らして時間を作り、タイムマネジメントする方法について記載していきます!

業務に無駄が多いと感じている方は、ぜひ参考にしてみてください!

①:テンプレートを積極的に活用する 

全ての仕事に対して、ゼロから作成したのであれば、時間がいくらあっても足りません。

テンプレートが用意されているものに関しては、それらを積極的に活用し、時間を短縮するように心がけましょう。

例えば提案書であれば、そのひな形を活用することで、短時間で質の高い資料を作ることができます。

こだわりの強い方は、どうしても自身ですべて作成してしまいがちですが、一度社内資料を見直し、自身の行っている業務に対して、本当にテンプレートがないのか確認してみてください。

②:フレームワークを取り入れる

ゼロベースで業務の悩みを考えることは、タイムマネジメントの視点からみると非常に非効率です。

そのため、先人が生み出した「3C」「QCD」「5W2H」などの分析方法を活用して、最短で本質に到達できるように、思考してみましょう。

枠組みに沿って考えることで、自身が今抱える疑問も明確化しやすく、短い時間で簡潔な結論を出すことが可能になります。

慣れるまでは、ロジカルシンキングの訓練も必要になりますが、意識的に行うことで、様々な事柄をすっきりと見れるようになり、時間もコントロールしやすくなります!

③:細かい作業は即処理する

細かな作業を後回しにしていませんか?

些細な業務はため込んでしまうと、取りこぼしてタイムロスが発生したり、思い出すのに時間がかかったりして、無駄が非常に多いです。

そのため、5分程度で終わる業務であれば、即処理することが肝要です。早めに実施することで、頭の中で考える項目数も減らすことができ、タイムマネジメントもし易くなります。

すぐ終わる業務をため込むのは無駄なので、さっと片付けましょう。

④:メールチェックのルールを決める

デスクワークが主な仕事の方は、メールチェックに多くの時間を割かれていないでしょうか。

メールは非常に利便性の高いコミュニケーションツールではありますが、その反面、多くの時間を浪費する恐れがあるものです。

そのため、しっかりとしたメールチェックのルールを定め、ムダを減らし効率化を図りましょう。

具体的には、メールを見る回数や時間を事前に決定し、それ以外は極力メールを開かないようにします。

また、不要メールは積極的に削除したり、定型文などを事前に辞書登録するなどして、メールの返信を簡素化するのも有効です。

特にメールを使った仕事が多い方は、注意して取り組んでみて下さい!

⑤:もの探しの無駄をなくし効率化する 

デスクの上がもので溢れ、書類が山積みになったりしていないでしょうか。

また、PCのデスクトップがフォルダだらけになっていて、どこに何のファイルがあるのか分からなくなったりはしていないでしょうか。

このように、必要なものがすぐに出せない状態は、無駄が多いため、タイムマネジメントの観点からも好ましくありません。

常に整理整頓を意識し、きれいな状態を保つ努力をしましょう。必要な時に、さっと必要なものが取り出せるようになれば、時間のロスも最小限で済み、ものを探す手間を省くことができます!

情報セキュリティの観点からも、クリアデスクは必須ですね!

⑥:無駄な会議を思い切ってなくす 

マンネリ化した会議や、特に必要のない方まで出席する打ち合わせなど、不毛な会議に時間を取られてはいないでしょうか。

特に、意味もなく開かれる定例会などは、思い切ってなくしてしまった方が時間を有効活用できます。

また、より効率的に会議をすすめるために、事前にアジェンダを作成したり、会議室の時間制限を設けて、強制的に会議を打ち切るなども検討してみましょう。

会議のファシリテーターを任された場合は、開始時に、必ず参加者とその会議の目的(ゴール)の意識合わせを行うよう心がけてください。

また、業務報告レベルの会議であれば、メールなどで代用できないか提案してみるのも
良いでしょう。

無駄な会議は多いと思うので、ぜひ積極的に変えていきましょう。

 

タイムマネジメントを行う上で注意すべきこと!

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さて、タイムマネジメントの具体的な方法やコツについて様々説明していきましたが、本項では、それらを実施するうえで、ぜひ注意してもらいたいことについて、記載していきます。

①:タイムマネジメントは習慣化しなければ意味がない

タイムマネジメントの方法を学ぶだけでは、何の意味もありません。

それをしっかりと実践し、習慣化することで、初めて時間をコントロールすることができます。

特に、タイムマネジメントを実践したての頃は、まだ慣れていない面もあるため、中々行動が板につきにくいですが、三日坊主にならないように継続的に取り組んでみましょう。

まずは上記に記載した方法の中から、あなた自身がトライしやすいものを選択し、1か月を目安に続けてみてください。

それがうまくいった後、段々と実施する範囲を広げていけば、無駄ばかりだった時間が少しずつ有用なものへと変化するはずです!

②:常に振り返りを行いブラッシュアップする

上記した方法をただ愚直に続けるだけでも、タイムマネジメントスキルは向上しますが、それ以上の成長は望めません。

あなた自身で常に行動を振り返り、自身にあった方法にブラッシュアップしてこそ、タイムマネジメントはよりその真価を発揮します。

また、現状の状態に満足せず、改善点を探していくことで、あなたの時間に対する考え方も磨かれていきます。

タイムマネジメントに終わりはありません。常に疑問を持ち、最適化していきましょう。

③:健康管理には十分に気を遣う

あらゆるタイムマネジメントは、あなた自身の健康な精神と肉体の上で成り立っています。

そのため、自身の健康管理にはしっかりと気を遣いましょう。無理のし過ぎは禁物ですし、身体に負荷を感じたり、疲労がたまっている場合は、まずはゆっくり休むことを心がけてください。

身体が回復し、モチベーションも戻れば、再びタイムマネジメントを行う気力も戻ってくるはずです。

しっかりとした健康管理は、タイムマネジメントを行う上で欠かせない要素です!

④:楽しんでタイムマネジメントを行う 

人は嫌なことを長く継続することはできません。そのため、タイムマネジメントをしっかりと行いたい方は、まずはその行為自体を楽しいと思うように、思考を変換してみてください。

「こんなに有効な時間ができた!」「集中力をもって作業に望めた!」など、一つ達成するごとに、自身を褒めてあげると、モチベーションも保ちやすく、長続きします!

タイムマネジメントは本当は楽しいものです!その前提を忘れずに!

 

まとめ

ここまで読んでいただき、ありがとうございました。タイムマネジメントについて、様々な観点から詳細にまとめていきました。

今回記載した方法の中で、一つでも気になるものがあれば、これ以上うれしいことはありません。

私もタイムマネジメントについては、実践中のため、他の方法があれば、随時本記事に追記します。

また、本エントリーを読んだ方で、おすすめのタイムマネジメント方法がある方は、ぜひコメントを残してもらえれば幸いです! 

 

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