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仕事効率化の為の13個の方法をまとめて紹介!

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はい、ウマキです!

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今回のエントリーでは、仕事の効率化するために、私自身が気を付けている方法について、説明します。仕事の効率をどうにかして上げたい!と考えている方は是非参考にして頂ければ幸いです。

以下、簡単な目次となります。

目次

では、いってみましょう! 

仕事効率化を図るための9個の方法

タスクを整理し優先順位をつける

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まず、私が気にしている点は、仕事をきちんと整理することにあります。ある程度仕事に慣れて、様々な業務を任せられるようになると、大量のタスクに溺れてしまう事が間々あります。

そのようになる前に、必ず自身が抱えるタスクについて把握し、それに対して、優先順位をつける癖をつけてみましょう。

「納期は遅いが、内容が重い仕事」、「納期は早いが、内容は軽い仕事」など様々な種類の業務があります。その中でも特に、内容が重く、納期が遅い仕事については注意してください。

忙しい時は、どうしても重めの仕事は後回しになってしまいますが、目の前の簡単な仕事ばかりこなしていると、結局は重めの仕事の納期が迫ってきて、自身の首を絞める事に繋がります。私も新人の頃は、忙しさに負けて上記の様なミスを犯しがちでした。

タスク管理を正確に行うと、自身が持っている業務とその期限が明確になり、今しなければならない仕事が手に取るように分かるようになります。

注意点としては、あまりにタスクを細かく管理すると、逆に管理をする手間が増えてしまう点です。自身の業務に合った管理方法を模索し、適切にタスクを管理する努力をしてみましょう!

1時間作業をしたら5分は休憩する

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人の集中力は1時間程度しか継続しません。その為、私は1時間仕事に取り組んだら、その後は5分ほど小休止を取るように心掛けています。

会社には、遮二無二パソコンに向かっている人の姿もありますが、1時間を超えると、本人は気づかないかも知れませんが、集中が途切れ仕事の効率が落ちてきます。

必ず小休止を挟んだ方が、リラックス出来、生産性も向上するため、忙しいからとデスクに座りっぱなしの人は、意識的に休憩を挟むようにして下さい。

休憩時は会社のカフェスペースで一息ついても良いですし、自身のデスクで目を瞑って瞑想しても良いでしょう。人の目が気になり、休憩出来ない方は、少し会社の外に出て、外の空気を吸ってみても良いかも知れません。

短時間でも良いので昼寝は必ず行う

お昼休みの時は何をして過ごしているでしょうか。私の場合は30分でご飯を済ませ、残りの30分は仮眠に当てています。この仮眠を行うか否かで、昼過ぎの仕事の生産性は大きく変わってきます。

特にお腹がいっぱいになった後の、午後2時近辺の時間帯は非常に強い眠気に襲われる事になるので、仕事どころではなくなります。しかし、きちんと仮眠をとっておけば、その眠気も無く、効率よく仕事を進める事が出来ます。

また、私はお昼については腹八分目を心掛けています。満腹になるまで食べ過ぎてしまうと、例え昼寝をした後でも、どうしても業務効率が上がらず眠くなってしまうからです。

いつもお昼はお腹一杯食べている人は、健康の面からも、食生活を変えてみて下さい!

終業時間を予め決めておく

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可能であれば、終業後に予定を入れておくと、無駄な残業をしなくて済みます。終了時刻のリミットを予め決定しておくことで、それまでに業務を終わらせようという意思が働き、より効率を考えて仕事を進めることが出来ます。

裁量労働制などで、終業時刻が個人の任意の場合は、どうしてもだらだらと仕事を長引かせてしまいがちです。もし、残業が多めの方がいたら、「今週はいつもより30分だけ仕事を早く切り上げて帰る!」などと、ハードルの低い目標を立てて、業務に取り組んでみて下さい。

必ずその目標を守る為に、意識して業務を進めることが出来れば、次第にあなたの仕事のスピードがあがり、仕事効率化に繋がります。

残業ばかりでは、自宅で仕事の疲れも癒せず業務に当たることになるので、更に次の日の仕事の効率が下がるという悪循環に陥ります。その負のループに入ってしまっている人は、一度自身のタスクを見直し、圧縮できるところは、進んで時短を図ってみて下さい!

会議は目的を持って行い無駄な会議は避ける

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仕事を進める際に、お互いの意思疎通の為に、頻繁に会議が開かれます。私も新卒として入社した際に、会議の多さに少々驚きました。

しかし、実際はあまり意味が無い会議が多いことも事実です。ほとんど結論が出ないまま、そもそも何について話し合っていたのかも曖昧なまま、会議が終了する事も間々あります。

その為、私が会議を取り仕切る際には、必ず会議の始めに、その会議の着地点と話すべき内容を全員に言い、ゴール地点の共有を図っています。また、無駄な事は極力話さないように心掛け、論点がずれてきたら都度修正をかけます。

会議は出席者全員の時間を奪います。そのため、いつも以上に気を配る必要があると私は考えています。また、遠方の相手の場合は、電話会議などを積極的に用いることで、お互いの時間短縮にもつながります。

無駄な会議に強制的に出席させられている場合は、頭の中で別の仕事を考えるなど工夫をしてみましょう!少しでも時間を無駄にしない意識をもつ事が、仕事効率化の第一歩です! 

無駄な資料作りは行わない 

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これは、私が特に心掛けている事です。私はエンジニアとして勤務しており、ネットワーク構成図や、作業手順書、パラメーターシートの他に、お客様説明用資料や社内会議の為の資料など、様々な資料作成を行っています。

私と同様に、業務で多くの資料を作る方は、一度自身の作った資料を見返してみて下さい。社内の簡単な会議の為の資料であるにも関わらず。無駄に凝った資料を作っていたり、そもそも殆ど使う予定が無い資料に、時間を割いている事はないでしょうか。

流石にお客様に提出する資料については、詳細な記載が求められますが、社内用の資料であれば、ある程度簡略化する事も容易です。社内で一度しか使わないような資料に、時間を費やす事は非効率です。

そもそも自身が作成する資料は、何の目的のために、作っているのか。その資料が果たすべき役割は何なのかを明確にしてから作ると、無駄な作業が減り、本来するべき仕事に時間を回せます。

また、作った資料に関しても、他に流用しやすかったり、後任者がリバイズしやすい様なフォーマットを心掛けると、より効率アップに繋がります。

全て自分でやろうと思わない 

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仕事は膨大にあります。そして、いつまでも終わりがありません。そのため、自分自身で全てを抱え込まずに、他者と連携して進める事が前提となります。

仕事が早い方ほど、全てを自身で終わらせてしまおうと考えがちですが、一人の力など、例えその人がどんなに優秀な方でも、微々たるものです。色々なスキルや性格を持った方と上手く付き合い、仕事を分担する事が、業務効率化では欠かせません。 

他者と上手く付き合う為には、コミュニケーションスキルは必須の要素の一つとなります。私は、同僚のエンジニアと一緒に仕事を行う際は、時々冗談も言い合いつつ、出来るだけ和やかな雰囲気で仕事が進められるように心掛けています。

また、少しでもお世話になった方については、常に自分から挨拶を欠かさず、なるべく笑顔で接しています。単純な事ですが、少なくともあなたも不愛想で挨拶もしない仲間と働くよりは、挨拶が出来る笑顔の仲間の方が、気持ちよく仕事が出来るはずです。

もし、あまりに業務量が多い方は、必ず自身の上司に相談し、業務負荷の軽減を申し入れましょう。それでも全く改善されない場合には、労働組合に相談するなどの対応をしても良いです。 

エナジードリンクを摂取する 

エナジードリンクは私も仕事の際に重宝しているアイテムの一つです。飲み過ぎる事は体に毒ですが、どうしても集中して作業を進めたい時に限り、一本のみに制限して飲んでいます。

エナジードリンクについては、一本丸々一気に飲んでしまう方もいますが、私はデスクの脇に置き、仕事の効率が落ちてきたと感じた時に、一口ずつ飲むようにしています。 

気を付ける点としては、上述した様に、飲み過ぎには注意して下さい。カフェインが入った飲料を摂取しすぎる事は、人体に悪影響を与えます。 

仕事へのモチベーションを保つ

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仕事の効率化を図る上で、モチベーションは欠かすことが出来ない重要な要素の一つです。モチベーションが低い状態では、どんなに仕事の効率化を考えても、そもそも仕事を進めること自体が億劫に感じてしまい、スピードがあがりません。

モチベーションの保ち方は人それぞれだとは思いますが、私は仕事へのモチベーションを保つために、業務を通して様々な事を学んでいると自分に言い聞かせています。

自身に興味がある事ばかりで仕事が進めば良いですが、業務を進めるうえで、必ず自身の苦手な事や、興味のない事に取り組まなければいけない場面が現れます。

そんな時も、その仕事は、きっと他の仕事に繋がっており、自分自身を成長させていると思うように、心掛けています。

単純な方法ですが、自分自身が本当にそうだと思うことで、興味が無い仕事に対してもモチベーションを保ちやすくなり、効率が落ちにくくなります。是非、嫌な仕事にぶつかった際に、試してみて下さい!

PCや作業環境改善による仕事効率化の4つの方法

PCのショートカットーキーを把握し活用する

私と同様にデスクワークをしている方は、PCのショートカットキーを把握しているでしょうか。マウス操作でどうにかなるから、わざわざ覚えるのは面倒だと思っている方は、是非一度その考えを改めてみて下さい。

「塵も積もれば山となる」という諺の通り、ショートカットキーをきちんと使っている人と、そうでない人では、長い目で見ると仕事のスピードに大きな差が出ます。

また、あなたが知らない便利なショートカットキーも多くあり、使いこなせるようになれば、想像以上に時間短縮できる事に驚くはずです。特にエクセルなどを業務でよく使う方は、必須と言えます。

以下のサイトに非常に見やすくエクセルのショートカットキーが記載されているので、参考にしてみて下さい。私も実際に業務でお世話になったサイトです。

デスクは常に整理整頓しておく

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デスクは机の中の棚も含めて、常に整理整頓しておく癖をつけましょう。様々な資料やファイルが散らばったデスクでは、集中力を保てませんし、何より情報セキュリティの観点からも好ましくありません。

見たい資料がすぐ取り出せるような状態を維持し、デスクの上は必要最小限のアイテムのみに留めれば、仕事の効率も自然と上がります。また、PC作業をする方は、PCのデスクトップの整理も同様に重要です。

たまに、デスクトップ一杯にファイルを並べている方を見かけますが、それではどこに欲しいファイルがしまわれているのか分からず、探し出すだけでも時間がかかってしまいます。

デスクトップ上には必要なファイル以外置かず、ファイルの中身についても、後から見やすいようにきちんとソートしておけば、無駄な探索時間を省略できます。

デスクトップが乱雑になっている方は、一度大きく時間を取って、それらを整理してみましょう。長年放置していたデスクトップを整頓するには、かなりの時間を要しますが、あなたが思う以上に仕事効率化が図れるはずです。

デュアルディスプレイは作業効率化のために必須

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私の様にPC作業が多い職種の方は、是非デュアルディスプレイを検討してみて下さい。実際に私もPC画面を2つにしてから、大幅に仕事効率化が出来ました。

非常に基本的な方法ではありますが、意外なほど一つのディスプレイで作業している方が多く、時間を無駄にしています。資料作成を行ったり、タスク管理をするために、大画面のディスプレイが大いに役立ち、作業が煩雑になりにくく、仕事も気持ちよく進めることが出来ます。

会社の規約や経費の関係上、新しいディスプレイを導入する事が難しい場合は仕方が無いですが、そうでない場合は是非導入を検討してみましょう。

ブラインドタッチ(タッチタイピング)でPC入力する

私と同様にデスクワークを行っている方は、ブラインドタッチは出来るでしょうか。キーボードを見ながらPC入力をしている方は、是非ブラインドタッチを覚えてみて下さい。それを習得するだけでも日頃の業務のスピードが格段に上がり、仕事効率化が図れます。

慣れない内はミスタイプが多くなってしまうと思いますが、何度も練習を続けるうちに、指が慣れ、キーボードを見ずとも、素早く入力することが可能になります。実際に私は新卒入社時は全くブラインドタッチが出来ませんでしたが、業務を通して練習を重ねるうちに、次第に指がキーボードの場所を覚え、ミスも少なくなりました。

キーボードを見ながらタイプをしていては、絶対に身につかないので、意識的にPC画面に目を向ける様に心掛けてみて下さい。また、タイピングを練習出来るサイトにて、自宅で練習を重ねてみても良いでしょう。

仕事効率化の為に役立つ本

なぜ、あなたの仕事は終わらないのか スピードは最強の武器である

過労死が続出するほど多忙を極め、納期遅れが蔓延するプログラマーの世界で、 中島氏は「一度も納期に遅れたことがない男」として活躍。
「期限までの日数の2割で、仕事の8割を終えて後は流す」その驚異の仕事術は必見! 

Windows95の設計思想を生み出した、伝説のプログラマーである中島聡氏の著作です。時短術の部分はそれほど多くはありませんでしたが、著者の経歴に関しても詳細な記載があり、それは読んでいて中々面白かったです。

仕事については、ロケットスタートをする重要性や、試作を早い段階で提示する必要性や寝る前にタスクリストを作ることについて説いています。さすがに様々な職種の人がいるので、全ての人が期日までの2割の日数で、仕事の8割を完了させることは難しいと思いますが、界王拳などの例えが個人的にはツボでした! 

読みやすい本なので、私と同様にエンジニアの方で、この手のジャンルの本を初めて読む方には向いている作品だと思います。逆に仕事効率化の本を読みなれている方にとっては、やや内容が薄いと感じるかも知れません。

まとめ

ここまで読んで頂き、ありがとうございました!

仕事効率化のための様々な方法について記載していきました。この中にあなたに合った方法が一つでもあれば幸いです。

仕事効率化の本は隙間時間に少しずつ読んでいるので、また面白い本が見つかれば追記します!

このエントリーを読んだ方の仕事が少しでも効率化される事を祈って。

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ウマキ